2 - 3 - 7 - 10 - 22 - 30 - Lebenslang
Wie lange ein Dokument aufbewahrt werden muss oder aufbewahrt werden sollte hängt davon ab, um welche Art von Dokument es sich handelt. Einerseits gibt es eine Reihe gesetzlich geregelter Fristen. Andererseits ist es manchmal einfach nur sinnvoll Belege aufzuheben.
Sind Sie Unternehmer und somit zur Buchhaltung verpflichtet oder Privatperson? Geht es um Versicherungsverträge oder um einen Kassenbon?
Gewährleistung und Garantie - was für Konsumenten wichtig ist
Als Konsument sollten Sie Kaufbelege und Garantien für die gekaufte Ware bis zum Ablauf der Garantie- bzw. Gewährleistungsfrist aufbewahren. Geht die gekaufte Sache kaputt, können Sie damit Ihren Anspruch auf Reparatur oder Ersatz nachweisen.
Aber Achtung! Zwischen Gewährleistung und Garantie besteht ein Unterschied.
Die Gewährleistung ist eine gesetzliche Verpflichtung. Sie ist ausdrücklich im Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) und dem Konsumentenschutzgesetz (KSchG) geregelt. Die Frist beträgt bei beweglichen Sachen (z. B. Fernseher, Laptop) 2 Jahre, bei unbeweglichen (z. B. Haus, Baugrund) 3 Jahre. Die Garantie ist stets eine freiwillig vereinbarte Haftungsübernahme. Der Inhalt der Garantie kann grundsätzlich vom Händler beliebig gestaltet werden. Mehr Informationen dazu liefert auch die Wirtschaftskammer.
Buchhaltung
Die Pflicht zur Aufbewahrung gilt für alle Geschäftspapiere und Unterlagen (Konten, Belege, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben), die im Zusammenhang mit Abgaben und Steuern bedeutsam sind. Die Frist beträgt 7 Jahre. Sie startet mit Ende des Kalenderjahres, für das die Verbuchung vorgenommen wurde bzw. auf das sich der Beleg bezieht.
Beispiel
Eine Eingangsrechnung vom 3. Jänner 2018 muss man zum Beispiel bis zum 31. Dezember 2025 aufbewahren. Erst am 1. Jänner 2026 darf man die Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen, die das Jahr 2018 betreffen, wegwerfen.
Darüber hinaus sind Belege solange aufzubewahren, als sie für anhängige Verfahren von Bedeutung sind.
Sonderfall Grundstücke und Umsatzsteuer: Die Unterlagen müssen 22 Jahre aufbewahrt werden.
Was Sie 30 Jahre oder lebenslang aufbewahren sollten
Beispiel: Medizinische Gutachten, Befunde, Verträge über den Erwerb von Grundstücken, Begründung oder Aufgabe von Rechten, Gerichtsurteile, Urkunden – manche Dinge haben langfristige Folgen. Bei Gerichtsurteilen zum Beispiel verjährt das Recht, diese durchzusetzen, erst in 30 Jahren ab rechtskräftigem Urteil. Geburtsurkunden oder Heiratsurkunden werden immer wieder als Nachweise benötigt. Diese Urkunden können bei Verlust zwar wiederbeschafft werden, allerdings sind damit Kosten verbunden.
Versicherungsverträge und Polizzen
Versicherungsverträge sollten Sie zumindest bis zu deren Ablauf oder Auszahlung aufbewahren und noch einen bestimmten Zeitraum darüber hinaus. Eine gute Faustregel: 10 Jahre.
In Zeiten der elektronischen Kommunikation können Versicherungen ihren Kunden Verträge auch online zur Verfügung stellen. Das heißt, die Versicherung speichert die Unterlagen auf einem Kundenportal, auf das der Kunde mit einem Passwort über seinen PC, sein Tablet oder Smartphone jederzeit zugreifen kann. Damit können Sie sich eine zum Beispiel Papierablage sparen und die Papierflut eindämmen. Voraussetzung ist, dass Sie als Kunde der elektronischen Kommunikation zustimmen.
Versicherungen speichern Daten so lange, wie es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen nötig ist.
Was passiert, wenn ein Versicherungsvertrag verloren geht?
Wie bei anderen Urkunden kann auch eine Versicherungsurkunde ersatzweise ausgestellt werden. Allerdings ist dieser Service kostenpflichtig.
Rechnungen und Belege als Nachweis im Schadensfall
Bei einem Einbruch, Brand oder Wasserschaden kann es übrigens sehr hilfreich sein, wenn Sie Ihrer Versicherung Rechnungskopien oder Fotos vorlegen können. Damit lässt sich der Wert der gestohlenen oder beschädigten Sachen leicht nachweisen, was die Schadensabwicklung erleichtert.
Kundenportal der Oberösterreichischen Versicherung: www.keinesorgen.at/kundenportal